Memulakan Program Headcount - Unit Peperiksaan

Program headcount dapat dimulakan selepas keputusan peperiksaan awam PMR dan SPM diperolehi untuk tingkatan 3 dan 5 tahun semasa dan keputusan peperiksaan akhir tahun lepas diperolehi untuk tingkatan 1,2 dan 4. Unit peperiksaan perlulah menyediakan data tersebut mengikut panitia, lengkap mengikut butiran di bawah:

1. bilangan pelajar mengikut gred
2. peratus mengikut gred
3. peratus lulus keseluruhan subjek
4. gred purata subjek

dokumen kedua yang perlu disediakan ialah data pelajar yang lengkap mengandungi nama, kelas dan markah mengikut subjek. data ini dapat diekstrak daripada perisian SAP.cara mengekstrak dokumen ini adalah seperti berikut:

1. eksport data peperiksaan akhir tahun lepas daripada perisian SAPHC ke dalam hard disk atau disket
2. buka microsoft excel, dan klik open
3. buka my computer, jika anda menggunakan disket, buka pula tetingkap Floppy A
4. jika anda mengeksport data ke hard disk, buka C kemudian folder SAP123 atau SAP45.
5. tukar jenis dokumen kepada all files
6. buka file Dpelpep.__

data yang telah lengkap perlulah diserahkan kepada ketua panitia untuk menetapkan sasaran. pada kebiasaannya, kenaikan peratus yang dikehendaki antara 3-5 peratus manakala gred purata pula di antara 0.3 - 0.5. namun, penetapan ini haruslah dilakukan di peringkat pentadbiran(semasa mesyuarat post mortem)

untuk memudahkan urusan penetapan sasaran ini, fail Headcount.xls dapat membantu. masukkan data-data yang diperolehi daripada unit peperiksaan ke dalam fail tersebut, tetapi data yang perlu dimasukkan hanyalah:

1. bilangan calon yang mengambil peperiksaan
2. bilangan calon mengikut gred kecuali F9

Ketua panitia hanya perlu memasukkan data pada baris TOV dan ETR sahaja. Data-data yang lain akan dikira secara automatik mengikut formula yang telah ditetapkan. Pada baris TOV, masukkan data peperiksaan PMR dan SPM tahun lepas atau peperiksaan akhir tahun lepas. Pada baris ETR pula, masukkan bilangan calon yang akan mengambil peperiksaan dan sasaran bilangan pelajar untuk setiap gred. Untuk memudahkan sasaran dilakukan, pastikan peratus untuk gred A1, A2, B3, B4 (untuk SPM) dan A, B dan C (untuk PMR) lebih tinggi daripada TOV. Sebelum menghantar data tersebut ke unit peperiksaan, pastikan peratus lulus dan gred purata untuk ETR lebih tinggi daripada TOV mengikut julat yang telah ditetapkan oleh pihak pentadbir.